¿Existen mejoras en la forma de administrar la propiedad horizontal?

Tres servicios tecnológicos que están cambiando la forma administrar la propiedad horizontal.

Este año hemos evidenciado los grandes cambios que han ocurrido a nivel económico, social y ambiental. La propiedad horizontal no se queda atrás. Si bien, la situación actual ha obligado a las copropiedades a buscar nuevas alternativas para continuar administrando y manteniendo la comunicación con sus miembros. Hoy, es evidente que gracias a la tecnología podemos continuar trabajando por medio de la conectividad y las herramientas digitales.

En ocasiones, los avances tecnológicos vienen acompañados del caos o de situaciones que no dejan otra alternativa más que realizar cambios drásticos. Aunque al principio puede que la transición parezca compleja, después de que se implementan nuevas formas para desarrollar las labores; los resultados finales son los que reflejan métodos más eficientes y oportunos.

Debido a la situación que hoy enfrentan las copropiedades, donde la comunicación principalmente debe ser digital; Propiedata una empresa enfocada en proporcionar servicios tecnológicos para la propiedad ha desarrollado tres servicios que permiten conectar a todos los miembros de una PH, mientras automatiza el trabajo y las labores repetitivas.

Quiero compartirte estos tres servicios que han llegado para quedarse en las copropiedades y que ya están disponibles para ser implementados:

  1. Administración y comunicación digital: El software administrativo de Propiedata enfocado en propiedad horizontal ofrece al administrador y a los residentes funciones, tales como; pagos en línea, reportes contables, administrador de tareas y de publicaciones, reservación de zonas sociales, alquiler de estacionamientos y envío de soporte de pagos y más.

Un software administrativo es una opción fácil y segura de usar, reduce costos contables, automatiza las tareas repetitivas, se actualiza constantemente y puede utilizarse en diferentes dispositivos.

La comunicación entre los miembros de una copropiedad ahora puede ser de forma digital. A través del software de Propiedata que permiten subir el perfil de cada residente, reservar las áreas comunes del edificio, comunicarse por medio de una app para envío y respuesta de PQR’s, chat directo entre los colaboradores y los residentes; también permite el envío de anuncios y clasificados que llegan a los correos electrónicos y a la aplicación de los miembros de la PH.

  1. Asambleas virtuales: Las asambleas virtuales son la nueva alternativa para la toma de decisiones en la PH. A través de una videoconferencia que cuenta con audio, vídeo, votaciones en línea, medición del quórum el cual se actualiza cada 30 segundos, soporte técnico y logístico e intervención por parte de los participantes.

En las asambleas virtuales de Propiedata, los participantes pueden realizar todas las interacciones en un solo lugar. Esto genera un aumento en el porcentaje de asistencia y genera transparencia en la toma de decisiones mientras disminuye tiempo, dinero y esfuerzo.

  1. Citofonia virtual: El área de seguridad de la propiedad horizontal ya puede contar con una aplicación especializada en el control de la correspondencia, ingreso de visitas y envío de domicilios y uso de parqueaderos. Estas funciones están disponibles para cualquier tipo de celular o computador. La aplicación se conecta entre los colaboradores del área de seguridad, los residentes y el administrador.

Ante los inminentes cambios que ya están presentes en las copropiedades, ahora existen aplicaciones que dan solución a las labores y situaciones que se presentan de forma cotidiana. El uso de estas tecnologías generalmente se presenta en herramientas fáciles de utilizar. Por eso, hacer la transición de los procesos manuales a los automatizados no será un impedimento para las copropiedades, facilitando así, el trabajo administrativo.

Artículo escrito por el equipo de mercadeo de Propiedata.com       

Las asambleas virtuales un avance en la toma de decisiones en la propiedad horizontal

Si algo nos ha enseñado el año 2020 es que la forma de vivir y trabajar puede cambiar en el momento menos esperado. Cambios que se han visto reflejados en la economía mundial y en la mayoría de los sectores económicos, la propiedad horizontal es uno de ellos.

La tecnología hoy reafirma su importancia en cada aspecto de la vida. Si bien, cada año podemos ver cambios sorprendentes que se reflejan en nuevos dispositivos móviles, nuevas redes sociales y avances en los programas operativos y administrativos, esto, por mencionar solo algunos ejemplos. 

Desde Marzo la propiedad horizontal ha realizado cambios asombrosos en su forma de administrar los recursos y mantener la comunicación con su comunidad. Este sector, enfrentó y continúa enfrentando uno de los retos más grandes. El aislamiento obligatorio fue producto de esto, lo cual generó un índice de ocupación de más del 80% en las copropiedades. Los administradores y consejeros tuvieron que buscar nuevas formas de comunicarse con los residentes, mantener las áreas comunes desinfectadas y cerrar las zonas comunes y salones que generan aglomeraciones. Para lograrlo fue y es indispensable hacer uso de la tecnología. 

Imagen tomada de Metrocuadrado.com

Las asambleas de copropietarios

Uno de los eventos más importantes en las copropiedades son las asambleas de copropietarios. En esta reunión, se toman decisiones económicas, de convivencia y seguridad que por lo general trazan el curso de todo el año. 

Es el momento donde se eligen a los miembros del consejo y los propietarios pueden votar y opinar sobre los acontecimientos de la copropiedad. Antes de la pandemia mundial, la asamblea se realizaba de forma presencial en un salón cerrado, en el cual se reunían todos los copropietarios. Haciendo difícil realizar esta reunión de forma presencial en el 2020.

La toma de decisiones por medio de las asambleas virtuales

En el 2020, las copropiedades enfrentaron un gran reto ¿Cómo hacer la asamblea de forma no presencial?

A través de este problema y viendo la necesidad de realizar hoy más que nunca la asamblea de copropietarios. Propiedata crea la plataforma de asambleas virtuales, donde las copropiedades pueden convocar, votar, realizar postulaciones e intervenciones de forma virtual y en un solo lugar.

Así, los propietarios pueden participar de la toma de decisiones desde la comodidad de sus hogares, por medio de una plataforma fácil e intuitiva, diseñada para que cualquier persona sin importar su nivel de conocimiento en tecnología pueda participar y votar de los temas más relevantes.

 

Asambleas virtuales vs. Asambleas presenciales

Las asambleas virtuales no solo son una alternativa para evitar el contagio del COVID-19. También son una excelente opción para disminuir los costos que se generan en una asamblea presencial.

El alquiler del salón, contratar un moderador, el audio y grabación de la reunión, el catering, las sillas y la promoción impresa; son factores que no son necesarios con una asamblea virtual. Esto se debe a que con la asamblea virtual de Propiedata la copropiedad cuenta con soporte técnico y logístico, distribución del evento por email, audio y video, transcripción del acta y reportes desde una sola plataforma, disminuyendo significativamente los costos de realizar la asamblea. 

Los resultados se observan en tiempo real y facilitan la revisión fiscal

Otro punto a favor es que todos los participantes pueden ver los resultados de las votaciones y postulaciones de forma instantánea, proporcionando mayor transparencia en la toma de decisiones.

Además, después de finalizar la asamblea el administrador recibe los soportes de la asamblea en audio, video, por medio de reportes con gráficas y en una trascripción de la reunión, facilitando la revisión y el aval por parte del revisor fiscal. 

 

Cuentan con el aval y la normatividad correspondiente

Las asambleas virtuales cuentan con el aval de los decretos 398, 434 y 579  y la Resolución 844 de mayo 26 de 2020 del Ministerio de Salud en articulación con el Decreto 637 de mayo 6 de 2020, Decreto 749 y el Decreto 847, sancionados por el gobierno nacional

Las asambleas virtuales son un claro ejemplo de los avances tecnológicos que han sido incorporados en la propiedad horizontal. Propiedata ha conectado a más de 30.000 unidades por medio de su plataforma y ha logrado resultados exitosos. 

Un ejemplo de ello, es el edificio Origami 146 donde sus propietarios prefieren las asambleas virtuales para la toma de decisiones. 

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